Wie unterschied sich der Lösungsabsatz mit billwerk von den anderen? Warum haben Sie sich letztendlich dazu entschieden, die Herausforderung mit billwerk zu meistern?
Bei der Analyse unterschiedlicher Subskriptionsmanagement-Systeme war es uns wichtig, einen Anbieter zu finden, der ein GoBD Testat für buchhalterisch konsolidierende Vorsysteme vorweisen konnte und hier war billwerk der einzige Anbieter, den wir gefunden haben. Der Grund dafür ist ganz einfach: Wir nutzen die buchhalterische Konsolidierungsfunktion von billwerk, d.h. wir führen hier für all unsere lexoffice Kunden eine GoBD konforme Nebenbuchhaltung. Am Monats- und Jahresende übernehmen wir dann lediglich die konsolidierten Bestände auf Sammelkonten in unser Konzern ERP. Das hat zwei Vorteile: Erstens handelt es sich hier lediglich um einen Handvoll Zahlen, die wir händisch aus billwerk in unser ERP übernehmen. D.h. wir konnten uns die Implementierung ein aufwändigen Schnittstelle sparen. Zweitens und noch viel wichtiger: Wir können durch diese konsolidierende Buchhaltung in billwerk komplett darauf verzichten, die Geschäftsmodelle in unserem Konzern ERP abzubilden. Das ist wichtig, weil genau diese Abbildung sehr aufwändig und damit langsam ist. Wir testen kontinuierlich unterschiedliche Monetarisierungs- und Pricingstrategien. Daher ist Geschwindigkeit in der Realisierung für uns sehr wichtig.
Wie hat Integration (operativ, strukturell, zeitlich, etc.) von billwerk und die Transformation der Organisation im Zusammenhang mit der Lösung funktioniert?
Start für das Transformationsprojekt war im Herbst 2017, für das ein dediziertes Team bei lexoffice zuständig war. Wir haben in diesem Team zunächst daran gearbeitet, eine Weiche in unsere Systeme einzubauen, um Neukunden über billwerk abrechnen zu können, während Bestandskunden vorerst noch über unser Altsystem fakturiert wurden. Im weiteren Verlauf haben wir dann zunächst in kleinen, später in großen Schritten Bestandskunden umgestellt. Das alles ist für unsere Kunden vollkommen transparent passiert.
Parallel hatten wir für die Zeit der Migration einen wöchentliche Jour Fixe mit billwerkmitarbeitern. Das war sehr hilfreich für die Abstimmung und den Wissenstransfer. An einigen Stellen hat auch billwerk in diesem Zuge seine Systeme angepasst und weiterentwickelt. Wir hatten und haben hier von Beginn an ein sehr gutes, partnerschaftliches Verhältnis auf allen Arbeitsebenen zu unseren billwerkkontakten aufbauen können.
Wie funktioniert die Lösung heute (Metriken)? Wie lautet ihr Fazit?
Heute kann ich sagen, dass wir mit der Integration sehr zufrieden sind. Technisch haben wir eine sehr stabile und resiliente Infrastruktur. Und in der Modellierung neuer Geschäfts- und Preismodelle haben wir nun Möglichkeiten, die wir in unsere alte Lösung nicht oder nur mit erheblich größerem, Aufwand hätten einbauen können. So können wir nun tatsächlich sehr schnell neue Preis- und Geschäftsmodelle ausprobieren.
Haben Sie für andere CIOs/Projektverantwortliche, die ebenfalls vor einer ähnlichen Herausforderung stehen noch einen hilfreichen Tipp?
Mein erster Tipp: Überlegen Sie mit Blick auf Ihr eigenes Konzern-ERP, wie tief Sie integrieren müssen. Wir sind mit der händischen Übernahme „konsolidierter Buchhaltungsdaten“ in unser Konzern ERP sehr gut gefahren, weil wir so Freiheitsgrade in der schnellen Weiterentwicklung unserer Geschäftsmodelle gewinnen und gleichzeitig Zeit und Geld für die ERP Integration sparen konnten.
Auch wichtig: Ein dediziertes Team, das sich in Vollzeit der Datenmigration widmen kann. Letzter Tipp: Über die Zeit haben sich in unserem Altsystem bei uns Sonderfälle z.B. aus historischen Rabattaktionen etc. angesammelt. Das waren eine Menge interessanter „Vertragskonstellationen“, die wir in Gänze erst während der Datenmigration entdeckt haben. Hier war es gut, dass wir zunächst in kleinen Schritten Kundendaten migriert haben und dabei lernen konnten.
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